অফিস সহকারীর কি ?

সরকারি প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক পদের নিম্নস্তর হচ্ছে অফিস সহকারী বা অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক পদ। তবে প্রশাসন বা হিসাব শাখার প্রাণ বলতে পারেন এ পদটিকে।

Office Assistant

প্রশাসন ও হিসাব শাখার সমস্ত প্রকার চিঠিপত্র লিখন, হিসাব কিতাবের কাজ এবং ফাইল উপস্থাপন করে থাকেন একজন অফিস সহকারী। অফিসের পরিশ্রমের কাজ একজন অফিস সহকারীকেই করতে হয়, প্রতিদিন অসংখ্যা পত্র, ক্রয়প্রক্রিয়ার কাজ, আদেশ জারি বা যে কোন কর্মকর্তার টাইপিংয়ের কাজও করে দেয় একজন অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক।

অফিস সহকারী শিক্ষাগত যোগ্যতা

বাংলাদেশে সরকারি বা বেসরকারি প্রতিষ্ঠানে অফিস সহকারী (Office Assistant/Assistant-cum-Computer Operator) পদের জন্য সাধারণত কোনো স্বীকৃত বোর্ড থেকে ন্যূনতম এইচএসসি (HSC) বা সমমানের পাস হতে হয় । তবে অনেক ক্ষেত্রে উচ্চমান সহকারী বা বড় প্রতিষ্ঠানে স্নাতক (Graduate) ডিগ্রি চাওয়া হয় । 

শিক্ষাগত যোগ্যতা ও অন্যান্য দক্ষতা:

• শিক্ষাগত যোগ্যতা: ন্যূনতম এইচএসসি বা সমমান পাস। কিছু ক্ষেত্রে দ্বিতীয় বিভাগ বা সমমানের জিপিএ/সিজিপিএ প্রয়োজন হয়।
• কম্পিউটার দক্ষতা: কম্পিউটার টাইপিংয়ে গতি, সাধারণত বাংলায় প্রতি মিনিটে ২০ শব্দ এবং ইংরেজিতে ৩০ শব্দ।
• কম্পিউটার অফিস অ্যাপ্লিকেশন: MS Word, MS Excel, Powerpoint, এবং ইন্টারনেট ব্রাউজিংয়ে দক্ষতা থাকা আবশ্যক ।
• বয়সসীমা: সাধারণত ১৮ থেকে ৩০ বছর । 

কিছু প্রতিষ্ঠানে কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক (Typist) বা ডাটা এন্ট্রি অপারেটর হিসেবেও এ পদটি পরিচিত হয়, যেখানে টাইপিং গতিকে বেশি প্রাধান্য দেওয়া হয় । 

অফিস সহকারী বলতে বোঝানো হয় একজন কর্মচারীকে, যিনি কোনো অফিস বা প্রতিষ্ঠানে দৈনন্দিন কাজের সহায়তা করেন। তিনি মূলত অফিসের নথি-পাতি, চিঠিপত্র, ফাইল, ডকুমেন্ট এবং বিভিন্ন দাপ্তরিক কার্যক্রম সুষ্ঠুভাবে পরিচালনায় সহায়তা করে থাকেন।

অফিস সহকারীর কাজ কি

নিম্নমান সহকারী বা অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিক Office Assistant তৃতীয় শ্রেণী বা ১৬ গ্রেডের কর্মচারী:

-নির্ধারিত নথিপত্র রক্ষণাবেক্ষণ ও নিষ্পাদন এবং মুদ্রাক্ষরণের কাজ।
-রেজিস্টার মেইনটেইন বা হিসাব কিতাবের কাজ।
-সকল প্রকার প্রশাসনিক বা অন্য যে কোন চিঠি পত্র বা ডকুমেন্ট টাইপিংয়ের কাজকরণ।
-প্রতিষ্ঠান প্রধানের সময়ে সময়ে অর্পিত দায়িত্ব পালন।

আমরা চাইলে সরকারি একটি দপ্তরের অফিস সহকারী কাম কম্পিউটার মুদ্রাক্ষরিকের কর্ম দায়িত্ব বা কি কাজ করতে হয় তা দেখে নিতে পারি।

-কর্মকর্তা ও কর্মচারীদের যাতায়াতের লগবই পর্যালোচনা করে গাড়ি ভাড়ার নোট, চিঠি তৈরি ও বিতরণ, গাড়ি ভাড়া সংগ্রহ করে চালান তৈরি করে হিসাব শাখায় প্রেরণ;
-যাবতীয় নথি বা ফাইল সর্টিং করে র‌্যাকে সুসজ্জিতকরণ, জীর্ণ ও পুরাতন ফাইল কভার পরিবর্তন করে নতুন ফাইল কভার স্থাপন করে ফাইলের উপর কম্পিউটারে কম্পোজ করে নথির বিষয়, নথি নম্বর, পূর্ববর্তী নথির সুত্র, নথি বন্ধের তারিখ ইত্যাদি প্রয়োজনীয় বিষয় লিপিবদ্ধকরণ;
-বিভিন্ন ফাইল লগবই ইত্যাদি বাধাই করার ব্যবস্থাকরণ;
প্রশাসন ও হিসাব শাখার সকল আসবাবপত্র, ফাইলপত্র, অফিস সামগ্রী, সিলিং ফ্যান ইত্যাদি কর্তব্যরত অফিস -সহায়ক/পরিচ্ছন্নতা কর্মী দ্বারা নিয়মিত পরিস্কারকণ;
-এছাড়াও সময়ে সময়ে উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের নির্দেশিত দায়িত্ব পালন;

সরকারি চাকরির ক্ষেত্রে Office Assistant এর যোগ্যতা

• ন্যূনতম এসএসসি বা সমমান পাশ হতে হয়
• কম্পিউটার চালনা ও টাইপিং জানলে বাড়তি সুবিধা হয়
• পরিশ্রমী, দায়িত্বশীল ও শৃঙ্খলাবদ্ধ হতে হয়

সরকারি দপ্তর বা শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, স্বাস্থ্য কেন্দ্র, আদালত, বিভিন্ন অফিসে অফিস সহকারী পদে নিয়োগ দেওয়া হয়।